Möten, utbildningar och föreläsningar på distans

Det är många organisationer som just nu snabbt försöker ställa om så arbetsmöten, kundmöten, utbildningar, kurser, föreläsningar osv kan genomföras på distans och utan att människor behöver träffas fysiskt. Därför tänkte jag sammanfatta lite kring vilka verktyg som är bra för sånt.

Tre verktyg som används mycket är Google Hangouts Meet (eller Google Hangout som gratisversionen heter) och Microsofts Teams. Men längst ner listar jag även flera andra alternativ för att hålla möte på distans.

Alla eller ingen i rummet är bäst

Jag har använt många olika verktyg för att hålla möten, utbildningar och föreläsningar på distans genom åren. Och en viktig sak som jag har lärt mig är att det är riktigt knepigt att ha en del av åhörare/deltagare i rummet framför dig och en annan grupp deltagare med via ett distansmötesverktyg. För det finns då stor risk att någon av grupperna kommer känna sig ”utanför” och få mindre fokus och uppmärksamhet än den andra. Så det som nu är verkligheten för många organisationer, att samtliga ska vara med på distans, är enklare att få till bra.

Google Hangouts Meet

Eftersom vi på Salgado har Googles betaltjänst Gsuite för vår mail, dokumenthantering osv så har vi tillgång till verktyget Google Hangouts Meet för möten på distans. Det går att hålla möten med upp till 100 deltagare med Google Hangouts Meet och alla kan vara med via video. Det är ett lättanvänt gränssnitt och du behvöer ingen programvara eller app på datorn utan använder det via webbläsaren (företrädelsevis Chrome som ju också är Googles). När man som vi på Salgado ofta använder Googles presentationsverktyg för kurser och utbildningar är det enkelt att dela sådana i Google Hangouts Meet så alla deltagare ser din presentation. Men det går såklart att även dela din skärm med deltagare för att visa andra saker. Som tex om du ska visa deltagarna i mötet hur man gör något på en webbsida eller i ett program.

Om några du ska prata med på distans använder Skype for Business eller mötessystem som bygger på SIP- och H.323-standard (t.ex. Polycom och Cisco) kan de smidigt gå med i ett Hangouts Meet-möte via Pexip Infinity-plattformen.

När man använder Google Hangouts Meet via Gsuite så skapas automatiskt ett vanligt telefonnummer för mötet så det även går att ringa in via fast eller mobil telefonlina för att vara med i Google Hangouts Meet-mötet.

Och använder du Google-kalendern så skapas automatiskt en länk till ett Google Hangouts Meet-möte när du skapar och bjuder in till ett kalender-event.

Här kan du läsa mer om Google Hangouts Meet på Googles egen produktsida.

Microsoft Teams

Eftersom det verkar som att minst hälften av Sveriges företag använder Microsofts Office 365 för företagets mail, dokumentdelning, Office-programvaror osv så är det ju ofta som vi på Salgado även är med i Microsoft Teams-möten på distans.

Att använda Microsoft Teams är lika enkelt och lättanvänt som Google Hangouts Meet. Det går att enkelt dela sin skärm till deltagarna. Och det finns en text-chat. Men det finns några skillnader. Dels behöver du ladda ner en programvara/app för att vara med eller hålla i ett Teams-möte. En fördel med Microsoft Teams jämfört med Google Hangouts Meet är att man kan spela in hela möten i Microsoft Teams. Och det är ju en stor fördel tex om du ska hålla en utbildning på distans och det finns kursdeltagare som blivit sjuka eller av annan anledning inte kan vara med. Men som ändå skulle vilja kunna ta del av innehållet i utbildningsdagen i efterhand.

Microsoft Teams har en massa annan funktionalitet för att effektivt kunna mötas och samarbeta på distans, men eftersom vi på Salgado inte använder Microsoft Teams själva har jag inte så bra koll på de bitarna. In och läs på Microsofts produktsida om Teams om du vill veta mer.

Andra verktyg för möten på distans

Zoom, verktyg med möjlighet till grupper

Ett verktyg som vi också ofta stöter på och som just nu är aktuellt för oss att börja använda i flera kundprojekt, bla utbildningen som Salgados VD Charlotte da Silva håller på Berghs, är Zoom. Det verkar också vara ett mycket lättanvänt verktyg för möten och utbildning på distans. Zoom verkar precis som Hangout och Teams vara en hel portfölj av tjänster där även dokumentdelning ingår. Och en funktion i Zoom som är cool är att man som kursledare kan dela in deltagare i grupper så det går att ha diskussioner och utföra uppgifter i mindre grupper under ett pågående fjärrsamtal med en större skara deltagare.

Trendspaning med Prezi

Under ett par års tid har jag några gånger per år hållit trendspaningar och inspirationsföreläsningar med kunder som befinner sig på olika håll i Sverige och i andra länder. Och för dessa har jag testat lite olika teknik för att hålla dessa presentationer. Ett sätt som funkar väldigt bra när man som jag använder sig av mycket video i presentationerna är att göra hela presentationen i Prezi. Och sedan använda Prezis funktion ”Live Prezi” för att visa min presentation för åhörarna. De får en länk och ser presentationen i den takt som jag bläddrar i den. Och när vi kommer fram till videos jag vill visa så visas videoklippet för dem på deras enhet/skärm och ljudet spelas upp hos dem. Däremot lyssnar de på mig via telefon/högtalartelefon och vi kan såklart även då ha en dialog och prata med varandra. Skillnaden mot verktygen ovan blir att vi inte ser varandra. Men de ser min presentation som om jag vore i rummet.

Livesändning för enkelriktad föreläsning

Om du bara vill sända ut tex en föreläsning eller dragning live till väldigt många deltagare och inte vill ha med hela publiken som om de satt framför dig runt ett bord, så finns ju många alternativ att sända live på webben. För 15 år sedan sände jag ofta live via Bambuser. Och de var först att erbjuda möjlighet att sända live via mobiler när en Symbian-telefon var det bästa du kunde ha.

Men nu erbjuder i princip varenda social och digital kanal möjligheten att sända live: Facebook, Twitter, Instagram och Youtube. LinkedIn har börjat erbjuda livesändning för vissa användare. Om du vill sända live på Facebook till en begränsad skara så går det bra att sända live i en Facebookgrupp. Och i livesändningar i sociala kanaler så kan du alltid ha dialog med din publik via kommentarer som åskådarna kan skriva till dig under livesändningen. Så därmed blir social video inte som att sända live i gammel-tv.

En livesändning i en Facebookgrupp kan bara ses av medlemmarna i den gruppen. Och då funkar det ju bra både för deltagare som är med live och så finns livesändingen kvar som en Facebookvideo i gruppen för de som vill kunna se din dragning i efterhand.

Distansarbete är mer ett mindset än tekniska verktyg

Till sist: Att hålla möten och presentationer på distans handlar visserligen om tekniska digitala verktyg som möjliggör det hela. Men det handlar även mycket om ett mindset.

Vi på Salgado har länge pratat om att företag i interaktionssamhällets tidevarv måste vara agila och beredda att snabbt ställa om ifall omgivningens krav väldigt snabbt förändras.

Jag tänker att de företag/organisationer som är digitaliserade och inte bara digitiserade* är de som har en bra chans att klara denna kris som Corona-pandemin för med sig. Ett företag som redan är van att snabbt ändra sig efter helt nya önskemål och krav från den digitala snabbrörliga publiken har lättare att ställa om sin verksamhet även i de nya krav som Corona-pandemin ställer på dem. De företag och organisationer som lite för länge varit lite för fast i att göra saker som man alltid har gjort är de mest utsatta just nu.

/ Daniel Erkstam, digital strateg